L’ONG Helen Keller International recherche des candidatures pour le recrutement d’un(e) Secrétaire standardiste, basé(e) à Ouagadougou.
Sous la supervision de la Secrétaire de Direction, la/le Secrétaire standardiste assurera l’accueil, la réception des visiteurs, la gestion du secrétariat du bureau de Ouagadougou et aura les tâches spécifiques suivantes :
- Gestion des appels téléphoniques (appels entrants et sortants)
- Réceptionner les appels téléphoniques de l’extérieur et les acheminer au destinataire final ;
- Emettre les appels téléphoniques demandés par le personnel dans le cadre professionnel et noter les numéros portables demandés dans le cahier d’appel ;
- Tenir à jour le répertoire téléphonique.
- Gestion du standard et de la réception
- Accueillir, Filtrer les visiteurs et les orienter vers les personnes demandées en ayant pris le soin de les informer avant ;
- Réceptionner, enregistrer le courrier et le transmettre à la Secrétaire de Direction ;
- Programmer la distribution du courrier départ en collaboration avec les chauffeurs en lien avec le logisticien ;
- Etablir les différents bordereaux ;
- Gestion du secrétariat
- Faire le classement des courriers arrivés et départs ;
- Saisir et faire la mise en forme des documents qui lui seront soumis en utilisant le logiciel adéquat ;
- Assister la Secrétaire de direction dans l’organisation des différentes réunions ;
- Filtrer les appels ou les demandes d’audience en fonction de leur importance et des priorités ;
- Gérer des fournitures de bureau et faire la mise à jour et produire mensuellement la situation des stocks ;
- Distribuer mensuellement les fournitures de bureau au personnel ;
- Faire la situation mensuelle des fournitures de bureau à commander ;
- Etablir les ordres de mission en collaboration avec le logisticien et faire l’état mensuel des ordres de mission ;
- Exécuter toute autre tâche en lien avec le poste.
Profil et compétences :
- Avoir le diplôme du BEP en secrétariat ou BAC G1 ;
- Avoir une expérience de travail d’au moins 2 ans dans la gestion du Standard ;
- Avoir une expérience de travail dans une organisation internationale serait un atout;
- Avoir une maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, internet) ;
- Avoir une très bonne maîtrise du français parlé et écrit ;
- Avoir un niveau moyen écrit et oral en anglais ;
- Avoir de bonnes qualités relationnelles ;
- Avoir une bonne moralité, et être intègre ;
- Avoir une autonomie dans le travail et le sens de l’initiative ;
- Avoir une capacité à s’adapter au changement et à un rythme intensif de travail ;
- Avoir le sens des responsabilités. Capacité à maintenir et développer un réseau de contacts et des liens de partenariat ;
- Etre accueillant (e), dynamique, courtois (e), discrète (e), et ponctuel (le).
Nature du contrat : Contrat à durée déterminée (CDD)
Durée : Un (01) an renouvelable avec une période d’essai d’un (01) mois
Localisation du poste : Ouagadougou
Composition du dossier :
- Une demande de candidature adressée à madame la Représentante Résidente de HKI ;
- Un curriculum vitae sincère actualisé ;
- Les photocopies des diplômes, des certificats et /ou attestations de travail ;
- Une lettre de motivation ;
- Une photocopie de la CNIB ou du passeport ;
- Les nom et adresse de 2 références professionnelles n’ayant pas de liens familiaux avec le candidat.
Le/La candidat(e) retenu(e) complétera son dossier avec un casier judiciaire en cours de validité et les copies légalisées des documents fournis.
Les dossiers sont recevables sous pli fermé dans une enveloppe A4 à la guérite du bureau de Helen Keller International au Burkina Faso sis rue GANGA, porte 330, tél 25 36 00 23 /30 du mardi 13 août 2019 au vendredi 16 août 2019 à 14h00.
NB : Seuls les 25 premiers dossiers de candidature seront réceptionnés.
Procédure de recrutement
La sélection se fera dans un premier temps sur dossier et seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s pour un test écrit et un entretien oral avec un jury.
Le Représentant résident P.I
Jean Paul DJIATSA
