GIZ
Avis de recrutement
Réceptionniste / Secrétaire bilingue (français-anglais) (H/F)
La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH est une entreprise de coopération allemande pour le développement durable et qui soutient le gouvernement allemand dans l’atteinte des objectives de sa politique de développement dans le domaine de la coopération internationale pour le développement durable. En tant qu’entreprise fédérale, nous soutenons le gouvernement allemand à atteindre ses objectifs dans le domaine de la coopération internationale pour le développement durable. La GIZ offre des services efficaces sur mesure et axés sur la demande pour le développement durable dans plus de 130 pays à travers le monde.
L’initiative africaine de noix de cajou (ACI) constitue un nouveau type de partenariat public-privé dans la coopération au développement. Les principaux bailleurs de fonds sont la « Fondation Bill & Melinda Gates » et le Ministère Fédérale de l’Economie et du Développement Allemand (BMZ) dont les contributions sont complétées par divers privés et des partenaires du secteur public. ACI est mis en œuvre par trois partenaires d’exécution: La Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH, soutenu par deux partenaires que sont – l’ONG TechnoServe basée aux États-Unis et l’ONG FairMatchSupport-néerlandais. L’objectif global est de réduire la pauvreté rurale et en augmentant les revenus des petits agriculteurs et la création de nouvelles possibilités d’emploi, en particulier pour les femmes. Le projet a démarré en 2009 et travaille dans cinq pays: Bénin, Burkina Faso, Côte d’Ivoire, Ghana et Mozambique. Dans la prochaine troisième phase du projet, l’ACI se développe également à d’autres pays et régions..
Domaine de responsabilité
Assurer un rôle polyvalent et complet entre responsabilités de secrétariat et d’appui à l’administration et l’équipe technique.
Attributions
Services d’accueil téléphonique et de réception
Le/la titulaire du poste :
– assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, répond au téléphone, traite, reprend ou transfère les appels et les messages ;
– tient une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
– enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) ;
– prend des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence ;
– veille au confort des visiteurs en leur proposant journaux, rafraîchissements, etc.
Organisation et préparation de reunions
Travaux et services de bureau
Le/la titulaire du poste s’occupe :
A – De la gestion des services de bureau :
– veille à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de contact (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques) ;
– trie et distribue le courrier entrant (messages électroniques, télécopies, autres documents officiels) ;
– s’occupe de distribuer/réceptionner les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assume la responsabilité ;
– effectue le classement de documents divers, recherche des informations sur différents supports,
– assuré la saisie et la mise en page de documents en word et powerpoint,
– veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;
– achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite de montants définis ;
– signale les dommages à l’expert administratif, organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau,
photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
– organise les supports d’information et les assemble ;
– identifie les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;
– remplit les formulaires et tableaux suivant les indications précises de la direction des services administratifs.
B – De la gestion des missions d’équipe et réception au bureau :
– Gestion d’agendas et des rendez-vous ;
– Appuis à l’équipe administrative et technique ;
– Recherche des plans des vols/hébergements/moyens de transport pour les experts en missions nationales et internationales et faire des réservations respectives.
C – Des traductions français/anglais, anglais/français
La traduction des documents de l’anglais au français et vice versa en word et powerpoint
Qualifications, compétences et expérience requises :
– Etre titulaire d’un niveau BAC+2 en secrétariat bilingue,
– avoir des compétences en secrétariat et des notions d’administration et de comptabilité.
– Etre capable de communiquer aisément dans les deux langues anglais-français.
– Avoir une bonne capacité d’utilisation d’outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, et logiciels utilisés par le projet : word, powerpoint) ;
– Faire preuve d’autonomie, de méthode et d’esprit d’initiative ;
– Avoir au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire.
Composition des dossiers :
– Une demande de candidature adressée à Monsieur le Directeur- Résident de la GIZ ;
– Une lettre de motivation adressée à Monsieur le Directeur-Résident de la GIZ ;
– Un curriculum vitae détaillé mettant en exergue les connaissances et les compétences requises.
– les copies non légalisées des diplômes et attestations de travail.
LIEU ET DATE DE DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Les candidat (e)s intéressé (e)s pour ce poste peuvent déposer leur dossier de candidature à la réception du Bureau de la GIZ sis à la zone du Bois, Rue Jacqueline KI-ZERBO, Angle boulevard Charles de Gaulle, 01 B.P. 1485 Ouagadougou 01, Burkina Faso, T+226 25 31 16 72/73 ou 25 31 40 27, [email protected].
La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 23 novembre 2015 à 17h
PROCEDURES DE RECRUTEMENT.
Le recrutement se déroulera en deux (02) phases :
– Une présélection sur dossier ;
– Un entretien devant un jury.
A l’issue de la première phase, seuls (es) les candidats (es) retenus (es) seront contactés (es) pour la suite du processus.
